İhtiyacı malzeme adı kadar açık tanımlayın
Sahada satınalma talebinin başlangıcı bir malzeme adıdır; iyi bir talep bundan fazlasını içerir. Proje, kullanım yeri, miktar, birim ve ihtiyaç tarihi belli olmalıdır. Teknik niteliğin önemli olduğu malzemelerde tarif veya ilgili doküman da ihtiyacı karşılayan ekibin erişebileceği şekilde bulunmalıdır.
Belirsiz birim kullanımı sürecin her adımına taşınır. “Bir kamyon” ile “bir ton” aynı veri değildir. Talep birimi ile teslimde kontrol edilecek birimi baştan uyumlu seçin. Talebi açmadan önce mevcut stok ve açık talepleri kontrol etmek, aynı ihtiyaç için birden fazla işlem başlatılmasını azaltabilir.
Onay ile satınalma durumunu birbirinden ayırın
Talebin onaylanmış olması malzemenin sipariş edildiği veya sahaya ulaştığı anlamına gelmez. İhtiyaç onayı, satınalma işlemi ve teslim ayrı olaylardır. Her aşamanın sorumlusunu ve bir sonraki adıma geçiş koşulunu görünür tutmak, ekipler arasındaki “tamamlandı sanıyordum” belirsizliğini azaltır.
TeknikOfis AI satınalma akışında talep, yönetici onayı, satınalma sorumluluğu ve şantiye teslim kontrolü birbirini izler. Bu operasyonel akış fiyat teklifi veya ödeme yönetimi olarak yorumlanmamalıdır. İşlemi yapma yetkisi, kurumun mevcut rol ve proje erişim düzeninden gelir.
Kısmi teslimi tam teslim gibi kapatmayın
Sahaya gelen miktar, talep edilen miktardan farklı olabilir. Teslim anında sayılan veya ölçülen miktarı, kabul edilen miktardan da ayırmak gerekebilir. Hasarlı, uygunsuz veya eksik malzeme varsa durumu kayda alın; yalnızca fiilen kabul edilen miktarı kullanılabilir stok olarak değerlendirin.
Örneğin 100 adet talebin 60 adedi kabul edildiyse kalan 40 adedin durumu açık olmalıdır. Bu örnek bir yöntem açıklamasıdır, ürün ekranı veya müşteri verisi değildir. Sonraki teslimi ilk kayıtla karıştırmadan izlemek, hem ihtiyacın kapanmasını hem stok toplamının kontrolünü kolaylaştırır.
- Talep miktarı ve birimi açık mı?
- Onay ve satınalma ayrı izleniyor mu?
- Kabul edilen miktar doğrulandı mı?
- Kalan teslim ihtiyacı görünür mü?
Stok kaydını kabul edilen teslimle ilişkilendirin
Teslim kontrolü tamamlandığında stok hareketini ilgili proje ve malzemeye bağlayın. Talep miktarının tamamını teslim gerçekleşmeden stok girişi saymak, sahada olmayan malzemeyi varmış gibi gösterir. Stoktan kullanım kayıtlarında da aynı birim disiplinini sürdürün.
Dönemsel olarak açık talepleri, beklenen teslimleri ve stok hareketlerini birlikte gözden geçirin. Fiziksel sayımla kayıt farklıysa gerekçesini araştırın; farkı açıklamasız bir düzeltmeyle görünmez kılmayın. Bu rehber saha lojistiğine yöneliktir; muhasebe, sözleşme veya kurumunuza özel kabul prosedürünün yerine geçmez.
Bu rehber TeknikOfis AI Editör Ekibi tarafından genel mesleki bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Projenizin sözleşme koşullarını, ilgili mevzuatı ve kurumunuzun prosedürlerini ayrıca değerlendirin.
Bu iş akışlarının TeknikOfis AI içindeki yerini keşfedin.
Ürünü inceleyin
